Francisca Labra
Marketing · Vivencias Travel
En mayo todavía puedes elegir hotel, negociar precio y acceder a la preventa. Quien espera hasta agosto se adapta a lo que queda y paga más. Esta es la lógica detrás del momento ideal para empezar.
Cada año se repite la misma historia. Los primeros cursos en organizarse —los que empiezan en mayo— terminan viajando con mejores hoteles, precios más bajos y cuotas más cómodas. Los que esperan hasta agosto o septiembre se encuentran con otra realidad: los cupos en los mejores alojamientos ya están comprometidos, los precios de preventa vencieron y las opciones para personalizar el programa se redujeron.
La diferencia no es de suerte. Es de timing.
¿Por qué mayo y no después?
Mayo es el punto de equilibrio en el ciclo de las giras de estudio. Estamos lo suficientemente lejos del viaje —que en la mayoría de los casos ocurre entre octubre y diciembre del año siguiente— como para tener margen real de elección, pero lo suficientemente cerca del inicio del año escolar como para que los cursos ya estén organizados y los apoderados abiertos a evaluar opciones.
"Planificar una gira de estudios no es solo elegir el destino: es gestionar disponibilidad, costos, calidad, seguridad y tranquilidad. En mayo todavía puedes elegir; puedes negociar. Puedes acceder a tarifas de preventa, a beneficios que son acotados y a los mejores hoteles. Quien espera hasta agosto o septiembre no elige: se adapta a lo que queda, y generalmente paga más", explica Marcelo Rollandi, fundador de Vivencias Travel.
Las ventajas concretas de reservar en preventa
El concepto de "preventa" no es solo un recurso de marketing. Tiene implicancias reales para las familias:
- Precios congelados: al reservar en mayo, el precio acordado no sube aunque el dólar o el tipo de cambio se muevan. Para destinos internacionales como Camboriú o Cancún, eso puede representar cientos de miles de pesos de diferencia. - Cuotas más bajas: con 18 a 24 meses de anticipación, el monto total se divide en más cuotas. Un paquete que podría financiarse en cuotas de $45.000 mensuales si se reserva en mayo puede subir a $70.000 o más si se espera a agosto. - Elección real de hotel: los hoteles con mejor ubicación, mejor servicio y mejor evaluación tienen cupos limitados para grupos. Las reservas tempranas tienen prioridad. - 5% de descuento pago contado: válido solo durante el período de preventa, hasta el 31 de junio de 2026.
"Los cursos que empiezan con 18 a 24 meses de anticipación logran cuotas más bajas, mejores promociones y mayor estabilidad en los precios. La diferencia entre planificar temprano y esperar puede ser de varios cientos de miles de pesos por alumno." — Marcelo Rollandi, fundador de Vivencias Travel
¿Qué pasa si esperamos?
A medida que se acerca la fecha del viaje, la ecuación cambia a favor del operador y en contra de la familia. En septiembre u octubre del año anterior al viaje, los factores son:
- Los cupos en los hoteles más demandados están completos o muy limitados - Los precios de preventa ya no están disponibles - El margen para personalizar el programa (actividades, excursiones, días) se reduce - La presión sobre las cuotas es mayor porque el plazo se acorta
Ninguno de estos factores es dramático en sí mismo. Pero sumados, hacen que reservar tarde sea consistentemente más caro y con menos opciones que reservar en mayo.
El proceso: cómo funciona una reserva en preventa
Reservar en preventa no implica un compromiso financiero inmediato ni definitivo. El proceso típico es:
1. Reunión informativa con la agencia: presentación del destino, programa, precios y condiciones. Sin costo ni compromiso. 2. Reserva con 10% de anticipo (no reembolsable): asegura el precio y el cupo. 3. Cuotas mensuales del mes 1 al 10, hasta 45 días antes de la salida. 4. Cierre con liquidación del saldo restante.
La reserva se formaliza con contrato, y ese contrato especifica exactamente qué está incluido, cuál es la política ante cancelaciones y cómo se manejan los imprevistos.
El primer paso: una reunión, sin presión
Si tu curso está evaluando destinos para 2027, el momento ideal para tener esa primera reunión es ahora. No para comprometerse, sino para comparar opciones con tiempo real.
Una buena reunión de presentación debería dejar claro el programa, los precios desglosados, las condiciones del contrato y el equipo que va a acompañar al grupo. Si después de esa reunión hay más dudas que respuestas, hay que seguir buscando.
Vivencias Travel es un tour operador especializado en giras de estudio con presencia propia en Chile, Argentina, Brasil y México. Ofrece soporte 24/7, coordinadores capacitados y programas integrales para grupos escolares.
